SaaS: Otra forma de adquirir software

En ocasiones, llega a nuestras manos un suplemento semanal, una revista especializada o un artículo de un periódico, en el que aparecen conceptos como ERP, CRM, SaaS, Cloud, y pasamos por encima, con una lectura rápida en diagonal, mientras pensamos en lo lejano que queda eso de nosotros.

Al rato, abrimos nuestro Excel, buscamos la última factura realizada y hacemos una copia. Ésta nos servirá de plantilla para una nueva que tenemos que preparar. Entramos en el Outlook, o en otra hoja Excel, y encontramos los datos de facturación. Por último, vamos al documento donde tenemos anotados los conceptos que hemos de facturar; copiamos, pegamos y listo. Que no se nos olvide que se terminó tal material y tenemos que pedirlo antes del jueves para que llegue el lunes, o era antes del miércoles por la tarde… como cada proveedor tiene su forma de trabajar y cada vez cambia con mayor frecuencia, se nos complica el acordarnos de las particularidades de cada uno de ellos ¡Si hubiera una forma fácil de guardar estos datos para no tener que recordar quién tiene los mejores precios en cada uno de estos artículos, quién me da más crédito, quién lo provee antes…! Por cierto, a ver si mañana tengo un rato y hago la copia de seguridad.

A las aplicaciones que nos resuelven estos problemas se las conoce con el nombre de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP (del inglés Enterprise Resource Planning), y gestiona las compras, ventas, cobros y pagos, facturación, clientes, proveedores, almacén, recursos humanos, calidad, etc. Del mismo modo, las aplicaciones de Gestión de Relaciones con los Clientes, o CRM (del inglés Customer Relationship Management), nos permiten un fácil acceso a los datos de nuestros clientes, tanto potenciales como reales, oportunidades de venta, cam-pañas de marketing, cuánto hace que no les visitamos, que no nos hacen un pedido, lo que llevamos facturado este año, compararlo con el año anterior, etc.


e-volución

Estos sistemas de información requieren grandes servidores y paquetes de software muy costosos y de configuración compleja. Ésta es la razón por la que sólo eran utilizados por medianas o grandes empresas, con un departamento técnico integrado en su estructura empresarial.

La llegada al mercado de aplicaciones de pago por uso, dentro del modelo de software como servicio, o SaaS (del inglés Software as a Service) ha conseguido popularizar estas herramientas.
Entonces ¿puede un autónomo o pequeña empresa disponer de una potente aplicación para gestionar su negocio?

Veamos, bajo esta fórmula de contratación no hay que hacer inversión en nuevos equipos ni licencias, es independiente del hardware y sistema operativo que utilicemos, las aplicaciones se actualizan de forma transparente y sin intervención del usuario, empezar a utilizarlas es prácticamente inmediato, sin sorpresas en la facturación (en la cuota mensual se incluye el coste de uso, su mantenimiento, las actualizaciones, el soporte técnico y las copias de seguridad), no hay que hacer ampliaciones de hardware al aumentar el número de usuarios o delegaciones puesto que el pago es lineal por número de usuarios; y por último, y posiblemente más importante, se consigue el tan deseado “dato único”, al acceder todos los usuarios, desde cualquier dispositivo (PC, portátil, tablet, Smartphone, que tenga un navegador web) y desde cualquier lugar (con acceso a Internet), a los mismos datos, en tiempo real. Entrando en la parte económica, hay sistemas de gestión que, por nueve euros al mes, permiten disponer de las herramientas de gestión más necesarias para un autónomo o para una pequeña empresa o negocio.

Al poder definir cada tipo de usuario y dar los permisos específicos a cada uno de ellos, puedes por ejemplo crear un usuario “gestoría” que le permita visualizar y tratar las facturas sin necesidad de llevárselas o esperar a que pasen a recogerlas.

e-volucion¿Y entre todos los sistemas de gestión que hay en el mercado cuál elegir?

Un aspecto importante es que ofrezca la posibilidad de, si no estás satisfecho con el sistema elegido, poder descargar tus datos y llevarlos a otro proveedor. Del mismo modo, es muy de agradecer que tenga una forma fácil de introducir todos los datos actuales.

Es conveniente que disponga de un interfaz de programación de aplicaciones, o API (del inglés Application Programming Interface) que es un conjunto de métodos que pone el fabricante a disposición de los usuarios para poder acceder a sus datos a través de otras aplicaciones. Aun-que a priori pueda parecer innecesario, esta funcionalidad permite que no dependamos de la voluntad del fabricante de hacer que la aplicación interactúe con otras, como puede ser una tienda online, un TPV, una red social, un gestor documental, un servicio de mailing; sino que hace posible que una comunidad de desarrolladores, completamente independientes, haga evolucionar y redondear el producto.

Otro detalle a tener en cuenta es que las bases de datos y las copias de seguridad se encuentren en servidores alojados en España, o países autorizados por la Agencia Española de Protección de Datos, para facilitar el cumplimiento de la LOPD (Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal).

Además, cuando se envían o reciben datos personales o económicos por Internet, es necesario que viajen de manera segura. Para ello, la web debe contar con un certificado SSL (del inglés Secure Socket Layer). Esto evitará que alguien pueda visualizar los datos que trasmitimos, además de proporcionarnos la seguridad de estar en la web que creemos estar (antiphising). Una forma fácil de detectarlo es que en la barra de dirección aparezca “https” en vez de “http”.

Por último, es imprescindible que nos garanticen el cumplimiento de unos niveles de servicio, o SLA (del inglés Service Level Agreement), como un mínimo tiempo de respuesta ante incidentes, un bajo porcentaje de inactividad del servicio, aviso de paradas programadas, copias de seguridad, etc.

Espero que disfruten del amplio abanico de aplicaciones que se ofrecen en modo SaaS, englobadas dentro de los llamados servicios “en la nube” o Cloud (próximamente).

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